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ビジネスマナー〜電話応対2〜 – 障がい者就労移行支援事業所トランジット札幌

こんにちは。障がい者就労移行支援事業所トランジット札幌です。
障がい者就労移行支援事業所トランジット札幌では、障がいをお持ちの方や難病を患っていらっしゃる方が一般就職するためのサポートを行っています。

トランジット札幌では、週2回ビジネスマナーのカリキュラムを行っています。
本日は、前回に引き続きビジネスマナーの中でも重要な「電話応対」について学びました。
(前回の様子はこちら

電話応対を上手にできるようになるには、「とにかく慣れる」のが一番の近道…ということで、
トランジット札幌のビジネスマナーでは、実際の場面を想定して言い回しを考えて練習をしています。
声に出して繰り返し練習することで、実際に電話応対をする場面でもスムーズに言葉が出てくるようになります。
また、文章を目で見るだけでなく、耳からも情報が入ってくるので、テキストを読むだけよりも覚えやすいです。

今回は、「電話を取り次ぐ相手が不在だった」場合の電話応対などについて、学びました。
会議中だった場合、お手洗いに行っている時、電話中の時、休みの時について、言い回しを考えます。
「会議中なので…」「トイレに行っているので…」「電話中です」「会社を休んでいます」という答え方は、電話応対のマナーとしてはNGです。

会議中の時やトイレに立っている時は「席を外しております」と返答し、どこに行っているか何をしているかなどの詳しい内容は伝えません。
用件を伺って、取り次ぐ相手が戻り次第伝え、必要があれば折り返し連絡をするといった対応をします。

電話中の時は「他の電話に出ております」と伝え、終わり次第こちらから折り返し連絡をするかどうか確認をします。

また、休みの時に「お休みをいただいております」という表現が使われることがありますが、これは正しい表現とは言えません。
「いただく」は「もらう」の謙譲語であり、相手からもらったものに対して使う言葉です。
休みは電話の相手からもらうものではありませんよね?
そのため、本来は「休みをとっております」「本日は休暇で不在にしております」などが正しい表現です。
メンバーさんも「間違って覚えてしまっていた」とのことで、注意が必要な言い方ですね。

メンバーさんからは、「こういう場合は?」「この言い方は正しい?」など積極的に質問があり、職員や他のメンバーさんの話を聴きながら真剣にメモを取っていました。

業種に関わらず、多くの職場で電話応対をする場面があります。
電話の受け答えで会社全体の印象が変わりますので、就職に向けて気持ちの良い電話応対ができるようにしておきましょう!

気軽にお問い合わせください

現在、障がい者就労移行支援事業所トランジット札幌では、就職を目指している障がいのある方や難病を患っている方・障がい者雇用をお考えの企業採用ご担当者様・クリニックのご担当者様からの見学・利用体験・ご相談・ご質問などを随時受け付けております。
障害者手帳をお持ちでない方も医師の診断があればサービスを利用することができますので、お気軽に問い合わせください。

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